Политика в отношении обработки персональных данных
Сервис «Штатка» · ООО «Инново» · Редакция от 28.10.2026
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных ООО «Инново» (далее — Оператор, Общество) при работе сервиса «Штатка» — сайта штатка.рф, личных кабинетов, мобильных и веб-приложений, а также связанных с ними сервисов (далее — Сервис).
1.2. Политика разработана во исполнение пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) с учётом требований Трудового кодекса РФ, Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 и иных нормативных актов.
1.3. Политика опубликована в свободном доступе на сайте Сервиса (часть 2 статьи 18.1 Закона о персональных данных) и не распространяется на сайты третьих лиц, на которые могут вести ссылки из Сервиса. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые Оператор получает от посетителей сайта, представителей клиентов и иных лиц, а также в отношении персональных данных, которые Оператор обрабатывает по поручению клиентов.
1.4. Оператор включён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, который ведёт Роскомнадзор: регистрационный номер [указать после подачи уведомления].
1.5. Обработка персональных данных строится на принципах законности, справедливости, ограничения обработки заранее определёнными целями, минимальности и точности данных, ограничения сроков хранения и конфиденциальности.
2. Термины
- Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
- Клиент — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявший условия Договора-оферты и использующий Сервис для кадрового учёта своих работников и исполнителей.
- Пользователь — физическое лицо, действующее от имени Клиента в Сервисе: руководитель, кадровик, бухгалтер и другие лица, которым Клиент предоставил доступ.
- Работник Клиента — физическое лицо, состоящее или вступающее с Клиентом в трудовые отношения, а также исполнитель по гражданско-правовому договору, включая самозанятых, данные которого Клиент вносит в Сервис.
- Обработка, автоматизированная обработка, распространение, предоставление, блокирование, уничтожение, обезличивание персональных данных — понимаются в значении статьи 3 Закона о персональных данных.
- Поручение — поручение Клиента Оператору на обработку персональных данных Работников Клиента, предусмотренное Договором-офертой в соответствии с частью 3 статьи 6 Закона о персональных данных.
- Cookie — небольшие файлы, которые сайт сохраняет в браузере пользователя для работы сайта и сбора статистики.
- Инцидент — неправомерная или случайная передача (предоставление, распространение, доступ) персональных данных, повлёкшая нарушение прав субъектов.
3. В каком качестве Оператор обрабатывает данные
3.1. Оператор является оператором персональных данных в отношении: посетителей сайта; Пользователей и иных представителей Клиентов; лиц, направивших обращения, заявки и вопросы.
3.2. В отношении персональных данных Работников Клиента оператором является сам Клиент (работодатель или заказчик). Оператор обрабатывает эти данные исключительно по поручению Клиента, в пределах и для целей, определённых Клиентом и Договором-офертой, и не использует их в собственных целях.
3.3. Клиент как оператор отвечает перед Работниками за законность обработки, в том числе за получение согласий в случаях, когда они требуются, и за уведомление Работников об обработке. Оператор отвечает перед Клиентом (часть 5 статьи 6 Закона о персональных данных).
3.4. Поскольку данные Работников Оператор получает не от них самих, а от Клиента, обязанность уведомить Работников об обработке (статья 18 Закона о персональных данных), в том числе о том, что её осуществляет Оператор по поручению, лежит на Клиенте. Сервис даёт Клиенту готовый текст такого уведомления и форму согласия для случаев, когда согласие требуется.
3.5. Если Клиент добавляет в Сервис других Пользователей (бухгалтера, кадровика), он подтверждает, что вправе передать Оператору их контактные данные для отправки приглашения. Собственное согласие на обработку данных такой Пользователь даёт при первом входе.
3.6. Если Работник Клиента обращается к Оператору с запросом о своих данных, Оператор в течение 5 рабочих дней передаёт запрос Клиенту и сообщает Работнику, к кому обратиться, а по поручению Клиента выполняет необходимые действия с данными.
4. Категории субъектов и состав данных
4.1. Посетители сайта
Файлы cookie; IP-адрес; сведения о браузере, устройстве и операционной системе; дата и время посещения; адреса посещённых страниц и источник перехода; данные, которые посетитель сам вводит в формы заявки (имя, телефон, e-mail).
4.2. Пользователи и представители Клиентов
Фамилия, имя, отчество; должность; номер телефона; адрес электронной почты; сведения о представляемой организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес); логин и данные для входа; история действий в Сервисе; переписка со службой поддержки; данные, необходимые для выставления счетов и закрывающих документов; для подтверждения полномочий — сведения из сертификата электронной подписи (ФИО, ИНН, СНИЛС, должность, наименование и ИНН организации), номер и реквизиты машиночитаемой доверенности, ИНН плательщика и реквизиты платёжного поручения.
4.3. Работники Клиента — по поручению Клиента
Состав данных определяет Клиент исходя из требований трудового, налогового законодательства и законодательства об обязательном социальном страховании. Сервис рассчитан на обработку следующих сведений:
- фамилия, имя, отчество, в том числе прежние; пол; дата и место рождения; гражданство;
- данные документа, удостоверяющего личность, и миграционных документов (вид на жительство, разрешение на работу, патент, миграционная карта) — для иностранных граждан;
- адрес регистрации и фактического проживания; номер телефона; адрес электронной почты;
- СНИЛС; ИНН; сведения о статусе плательщика налога на профессиональный доход — для самозанятых;
- сведения об образовании, квалификации, профессии, трудовом стаже и предыдущей трудовой деятельности;
- должность, подразделение, место работы, дата приёма, перевода и увольнения, условия трудового или гражданско-правового договора, размер оклада или ставки, режим работы, график смен, табель учёта рабочего времени, отпуска и периоды отсутствия;
- сведения о воинском учёте — для военнообязанных;
- сведения о семейном положении, детях и других членах семьи (фамилия, имя, отчество, степень родства, дата рождения) — в объёме, предусмотренном формой Т-2 и необходимом для предоставления гарантий, отпусков и налоговых вычетов;
- реквизиты личной медицинской книжки и сроки медицинских осмотров — только факт прохождения и срок действия, без сведений о диагнозах и результатах обследований;
- сведения о периодах временной нетрудоспособности — даты и номера листков нетрудоспособности, без диагнозов;
- банковские реквизиты для выплаты заработной платы или вознаграждения;
- сведения о материальной ответственности, ознакомлении с локальными актами и инструктажах;
- сканы и электронные копии подписанных кадровых документов, содержащие указанные сведения.
4.4. Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных (о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, интимной жизни) и биометрические персональные данные. Сведения о состоянии здоровья Работников обрабатываются только в объёме, который работодатель обязан вести по трудовому законодательству (пункт 2.3 части 2 статьи 10 Закона о персональных данных), и только по поручению Клиента. Фотографии, если Клиент их загружает, не используются для установления личности.
4.5. Если Работнику нет 18 лет, его данные и данные его законного представителя Клиент обрабатывает с соблюдением особенностей, установленных Трудовым кодексом РФ для работников младше 18 лет. Пользователями Сервиса могут быть только совершеннолетние лица.
4.6. Сервис не предназначен для обработки данных о судимости. Такие сведения можно вносить только в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом, и только по поручению Клиента.
5. Цели, основания и сроки обработки
| Цель | Субъекты и данные | Правовое основание | Срок |
|---|---|---|---|
| Работа сайта и личного кабинета, обеспечение безопасности, учёт выбора в cookie-баннере | Посетители и Пользователи: технические данные, необходимые cookie | Исполнение договора с Пользователем на использование сайта и кабинета, п. 5 ч. 1 ст. 6 | Сессия или до 12 месяцев |
| Анализ посещаемости и улучшение сайта | Посетители: аналитические cookie, данные о действиях на сайте | Согласие посетителя через cookie-баннер, п. 1 ч. 1 ст. 6 | До отзыва согласия, не более 12 месяцев |
| Регистрация, предоставление доступа к Сервису, техническая поддержка | Пользователи: ФИО, должность, контакты, данные входа, история действий | Согласие Пользователя, п. 1 ч. 1 ст. 6 | Срок действия договора с Клиентом и 3 года после его прекращения (срок исковой давности, ст. 196 ГК РФ) |
| Заключение и исполнение Договора-оферты, проверка полномочий представителя, выставление счетов и закрывающих документов | Представители Клиентов: ФИО, должность, контакты; реквизиты организации; сведения из электронной подписи, доверенности и платёжного поручения | Законный интерес Оператора в исполнении договора с Клиентом, п. 7 ч. 1 ст. 6; обязанности по НК РФ и Закону о бухгалтерском учёте, п. 2 ч. 1 ст. 6 | Первичные документы — 5 лет после окончания года, в котором они использовались |
| Ответы на обращения и заявки | Посетители и Пользователи: имя, контакты, текст обращения | Согласие | До достижения цели и 1 год после |
| Информационные и рекламные рассылки | Пользователи: имя, e-mail, телефон | Отдельное согласие, ст. 18 Закона «О рекламе» | До отзыва согласия |
| Кадровый учёт Клиента: подготовка документов, хранение, напоминания о сроках, табель и графики | Работники Клиента: сведения из раздела 4.3 | Поручение Клиента, ч. 3 ст. 6; основание обработки у Клиента — трудовое и налоговое законодательство, трудовой или гражданско-правовой договор, п. 2 и п. 5 ч. 1 ст. 6 | Срок действия договора с Клиентом; после прекращения — выгрузка Клиенту и уничтожение в течение 30 дней |
6. Как Оператор обрабатывает данные
6.1. Оператор совершает с персональными данными следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.
6.2. Обработка ведётся автоматизированным и смешанным способом в информационных системах Оператора.
6.3. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации ведутся с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 Закона о персональных данных). Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.
6.4. Оператор не продаёт персональные данные и не раскрывает их третьим лицам без законного основания. Данные могут передаваться только лицам, которые обеспечивают работу Сервиса, на основании договоров с обязательством конфиденциальности и защиты данных:
- провайдеру облачной инфраструктуры и хостинга с центрами обработки данных в России — [указать наименование и адрес];
- сервису отправки SMS и e-mail — для кодов подтверждения и уведомлений — [указать наименование и адрес];
- ООО «ЯНДЕКС» (119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16) — сервису «Яндекс Метрика», только при согласии посетителя на аналитические cookie;
- платёжному сервису и банку — для приёма оплаты от Клиентов (передаются только данные организации и её представителя);
- операторам электронного документооборота — если Клиент поручил обмен документами через ЭДО;
- государственным органам — в случаях, предусмотренных законом, по их законному запросу.
6.5. Для автоматического заполнения реквизитов организации по ИНН Сервис запрашивает открытые сведения из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Персональные данные Работников при этом не передаются.
6.6. Работники Оператора и привлечённых лиц, имеющие доступ к персональным данным, подписывают обязательство о неразглашении и проходят обучение правилам обработки данных.
6.7. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта, на основании исключительно автоматизированной обработки. Подсказки и напоминания Сервиса носят рекомендательный характер, решения принимает Клиент.
7. Хранение и уничтожение
7.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иной срок не установлен федеральным законом или договором.
7.2. При достижении целей обработки данные уничтожаются в течение 30 дней; при отзыве согласия — в течение 30 дней, если нет иного законного основания для обработки; при выявлении неправомерной обработки — в течение 10 рабочих дней (статья 21 Закона о персональных данных). Факт уничтожения подтверждается актом и выгрузкой из журнала регистрации событий по требованиям приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.
7.3. Обязанность по хранению кадровых документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, лежит на Клиенте как на работодателе. Сервис предоставляет Клиенту возможность в любой момент выгрузить все документы и сведения. После прекращения договора Оператор хранит данные Работников 30 дней для выгрузки Клиентом, после чего уничтожает их, если Клиент не поручил иное.
8. Права субъектов персональных данных
8.1. Субъект персональных данных вправе:
- получать сведения об обработке своих персональных данных в объёме, предусмотренном частью 7 статьи 14 Закона о персональных данных;
- требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, неточные, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
- отозвать согласие на обработку персональных данных;
- отказаться от рекламных рассылок в любой момент;
- требовать прекратить обработку данных для продвижения услуг Сервиса;
- обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзоре или в суде.
8.2. Запрос направляется на адрес электронной почты или почтовый адрес Оператора, указанные в разделе 12, или через личный кабинет. Запрос должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать субъекта и подтвердить его отношения с Оператором (часть 3 статьи 14 Закона о персональных данных).
8.3. Сроки: сведения об обработке — в течение 10 рабочих дней, с возможным продлением не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением; уточнение неточных данных — в течение 7 рабочих дней; прекращение обработки для рассылок — немедленно по требованию субъекта (статья 15 Закона о персональных данных).
8.4. Работники Клиента реализуют свои права прежде всего через своего работодателя или заказчика — оператора их данных. Оператор содействует Клиенту в исполнении таких запросов.
9. Защита персональных данных
9.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 Закона о персональных данных, в том числе:
- назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
- издаёт локальные акты по обработке и защите данных и знакомит с ними работников, допущенных к обработке;
- определяет актуальные угрозы безопасности, устанавливает уровень защищённости информационных систем по постановлению Правительства РФ № 1119 и применяет меры, установленные приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21; проводит оценку вреда, который может быть причинён субъектам, по приказу Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178;
- разграничивает доступ: каждый Клиент видит только своих Работников, работники Оператора получают доступ к данным только для выполнения своих обязанностей и с записью в журнал;
- шифрует данные при передаче по сетям связи и при хранении резервных копий, применяет вход в личный кабинет по одноразовому коду, средства защиты от вредоносного кода и обнаружения вторжений;
- ведёт журнал действий с персональными данными, взаимодействует с ГосСОПКА в части информирования о компьютерных инцидентах и регулярно проводит внутренний контроль и оценку эффективности мер защиты.
9.2. При выявлении неправомерной или случайной передачи персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, Оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов о произошедшем инциденте и в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования (часть 3.1 статьи 21 Закона о персональных данных). Если инцидент затронул данные Работников Клиента, Оператор незамедлительно, не позднее 24 часов, сообщает об этом Клиенту.
10. Файлы cookie
10.1. Сайт использует необходимые cookie, без которых он не работает (вход в кабинет, безопасность, запоминание выбора в cookie-баннере), и аналитические cookie сервиса «Яндекс Метрика» (ООО «ЯНДЕКС») для статистики посещений. Рекламные cookie и пиксели социальных сетей сайт не использует.
10.2. Аналитические cookie устанавливаются только после того, как посетитель нажал «Принять» в cookie-баннере. Если посетитель выбрал «Только необходимые», аналитика не подключается.
10.3. Посетитель может изменить выбор в любой момент через ссылку «Настройки cookie» внизу сайта или удалить cookie в настройках браузера.
11. Заключительные положения
11.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция вступает в силу с момента публикации на сайте, если иное не указано в ней. О существенных изменениях Пользователи уведомляются по e-mail или в личном кабинете не позднее чем за 10 дней. Если изменение расширяет цели или состав данных, обрабатываемых на основании согласия, Оператор запрашивает новое согласие. Предыдущие редакции хранятся и предоставляются по запросу.
11.2. Вопросы, не урегулированные Политикой, решаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
12. Реквизиты и контакты Оператора
Общество с ограниченной ответственностью «Инново» (ООО «Инново»)
ИНН 7810964768, ОГРН 1247800087930, КПП 781001001
Адрес места нахождения: 196240, г. Санкт-Петербург, внутригородская территория муниципальный округ Новоизмайловское, ул. Предпортовая, д. 2, корп. 3, литера А, офис 317
Электронная почта для обращений по персональным данным: a.kuznetsov@keystone-logistics.com
Генеральный директор: Кузнецов Андрей Андреевич
Сайт сервиса: штатка.рф
Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных: [ФИО, должность].